Vacature administratief medewerker kabinet Elke Van den Brandt

Version en français ci-dessous

Administratief medewerker (m/v/x) - voltijds vervangingscontract

Wie zoeken we?

Je gelooft in onze visie op de stad en hebt zin om deze mee vorm te geven en uit te dragen. Als administratief medewerker sta je in voor de  administratieve ondersteuning van een van de Cellen (Mobiliteit, VGC, Algemeen Beleid) van het kabinet. Je ondersteunt de raadgevers met de administratieve voorbereiding en opvolging van dossiers. Je wordt een brugfiguur tussen je Cel, de rest van het kabinet en andere kabinetten. Je krijgt een divers en boeiend takenpakket met tal van verantwoordelijkheden.

 

Taken:

  • Je ontvangt de dossiers van de mobiliteitseenheid en stuurt ze naar de begeleiders.
  • Je bent de contactpersoon voor de administraties voor de volgende dossiers
  • Je werkt samen met verschillende collega's binnen het kabinet
  • Je volgt nauwgezet het mailverkeer op en behandelt de briefwisseling.
  • Je beheert de agenda’s van de medewerkers van je Cel en behandelt de inkomende telefonie.
  • Je filtert er steeds de belangrijkste zaken uit en behandelt die met prioriteit.
  • Je zorgt voor een vlotte organisatie van het dagelijkse reilen en zeilen
  • Je zorgt voor een archief van correspondentie.
  • Je organiseert vergaderingen, reserveert vergaderzalen en zet de zaal klaar
  • Je schrijft brieven, verzorgt de lay-out van teksten en andere uitgaande briefwisseling
  • Je onderhoudt contact met andere kabinetten en andere afdelingen binnen het eigen kabinet

 

Competenties, interesses & vaardigheden 

  • Je hebt ervaring (professioneel of op een andere manier) in een gelijkaardige functie
  • Je bezit een goede kennis van het MS Office pakket
  • Je kunt snel informatie verwerken
  • Je kunt je zowel schriftelijk als mondeling goed uitdrukken in het Nederlands en Frans
  • Je bent resultaatgericht 
  • Je bent assertief en oplossingsgericht
  • Je beschikt over de nodige discretie en bent loyaal.
  • Je bent bestand tegen wat gezonde stress en weet prioriteiten te stellen
  • Je bent nauwkeurig en efficiënt.
  • Je bent vindingrijk en je bent niet bang om de nodige informatie te zoeken.
  • Je denkt 'out of the box'
  • Je wilt altijd de werking van je cel optimaliseren
  • Je werkt graag in een team
  • Je kan duidelijk en respectvol communiceren 
  • Je voelt je goed in een meertalige omgeving
  • Je bent flexibel inzetbaar en bereid tot occasioneel avond- en weekendwerk
  • Je hebt affiniteit met het groene gedachtegoed
  • Je bent vertrouwd met en houdt van Brussel 

 

Wij bieden 

  • Je komt terecht in een enthousiast team
  • Een voltijds contract met onmiddellijke indiensttreding met goede verloning
  • Hospitalisatieverzekering
  • Abonnement woon-werkverkeer
  • Fietsvergoeding
  • De werkplek bevindt zich aan de Sint-Lazaruslaan 10, 1210 Sint-Joost-ten-Node  

 

Solliciteren?

Stuur je cv en motivatiebrief voor 23/10/2020 naar cab_vacatures.vandenbrandt@gov.brussels

Voor vragen en meer informatie kun je mailen naar mknikman@gov.brussels  

 

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Employé administrative (h/f/x) - contract de remplacement 

 

Qui recherchons-nous ?

Vous partagez notre vision de Bruxelles ? Vous voulez contribuer à la façonner et à la mettre en place. En tant qu'employé(e) administratif/ve, vous serez responsable du soutien administratif de l'une des cellules (Mobilité, VGC, Politique générale) du Cabinet. Vous assisterez les conseiller(e)s dans la préparation administrative et le suivi des dossiers. Vous deviendrez la personne de contact pour votre cellule, notre cabinet et les autres cabinets. Vous aurez un éventail de tâches variées et intéressantes avec de nombreuses responsabilités.

 

Tâches :

  • Vous recevez  les dossiers de la cellule mobilité et les dispatchez aux conseillers
  • Vous assurez le suivi ce ceux-ci
  • Vous êtes la personne de contact des administrations pour les dossiers
  • Vous collaborez avec différents collègues au sein du cabinet
  • Vous mettez en forme (lay-out)  les courriers et les envoyez
  • Vous suivrez le flux du courrier et gérez la correspondance
  • Vous gérerez les agendas des employés de votre cellule et gérez les appels téléphoniques.
  • Vous filtrerez les questions les plus importantes et les traitez en priorité.
  • Vous assurerez le bon déroulement des opérations quotidiennes.
  • Vous fournirez une archive de la correspondance.
  • Vous organiserez des réunions, réserverez des salles de réunion et aménagerez la salle.
  • Vous écrierez des courriers, vous vous occuperez de la mise en page des textes et de la correspondance à envoyer.
  • Vous maintiendrez le contact avec d'autres cabinets et d'autres départements au sein de notre cabinet.

 

Compétences, intérêts et aptitudes

  • Vous avez de l'expérience dans une fonction similaire.
  • Vous avez une bonne connaissance des outils MS Office.
  • Vous pouvez traiter l'information rapidement.
  • Vous pouvez vous exprimer aussi bien par écrit qu'oralement en néerlandais et en français.
  • Vous êtes axé(e) sur les résultats.
  • Vous êtes assertif/ve et orienté(e) vers la recherche de solutions.
  • Vous avez la discrétion nécessaire et êtes loyal.
  • Vous résistez bien au stress et vous savez comment établir des priorités.
  • Vous êtes précis(e) et efficace.
  • Vous être débrouillard(e) et n’avez pas peur d’aller chercher les informations nécessaire
  • Vous savez penser ‘out of the box’
  • Vous voulez toujours optimiser le fonctionnement de votre cellule
  • Vous aimez travailler en équipe
  • Vous pouvez communiquer clairement et respectueusement.
  • Vous vous sentez bien dans un environnement multilingue.
  • Vous êtes flexible et prêt à travailler occasionnellement le soir et le week-end.
  • Vous avez une affinité avec les idées vertes.
  • Vous connaissez et aimez Bruxelles.

 

Nous offrons

  • Vous ferez partie d'une équipe enthousiaste
  • Un contrat à temps plein avec mise en service immédiate et bonne rémunération
  • Assurance hospitalisation
  • Abonnement domicile-travail
  • Compensation vélo
  • Le lieu de travail se trouve boulevard Saint Lazard 10, 1210 Saint-Josse-ten-Node.

 

Postuler ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation à cab_vacatures.vandenbrandt@gov.brussels avant le 23/10/2020.

Pour toute question ou demande d'information, veuillez envoyer un courriel à mknikman@gov.brussels  

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