12 feb 2019

Vacature persoonlijk administratief medewerker Schepen Bart Dhondt

Heb je zin om, samen met ons, van Brussel een menselijke, gezonde en eerlijke stad te maken? Zit Brussel in je binnenzak, heb je voeling met mobiliteit en spreekt de politiek je aan? Steek je graag je handen uit de mouwen? Zijn mailbox- en agendabeheer, secretariaat en administratieve taken je ding? Voel je je goed in een tweetalige context?

Dan ben jij de persoonlijk medewerker waar ik naar op zoek ben.

Context

Ecolo-Groen is met vier Schepenen vertegenwoordigd in het College van de Stad Brussel. De vier Schepenen vormen samen een gemeenschappelijk kabinet. Elke Schepen heeft zijn/haar kabinetschef voor de opvolging van zijn/haar bevoegdheden en aansturing van zijn/haar medewerkers. Elke Schepen heeft ook een persoonlijk medewerker. Het gemeenschappelijk kabinet heeft een administratieve cel van medewerkers die de permanentie en de administratieve opvolging verzorgt. De coördinatie tussen de vier Schepenen wordt verzekerd door de kabinetschef van de eerste Schepen.

Wat is het doel van deze functie?

Je beheert en behandelt de briefwisseling, de email, de telefonische oproepen en de agenda van de Schepen en de agenda van de kabinetschef. Je zorgt ervoor dat vragen een tijdig antwoord krijgen en vergaderingen correct worden ingepland. Je verzorgt de administratieve voorbereiding van vergaderingen, ontmoetingen, het college en de gemeenteraad : je zorgt ervoor dat alle documenten beschikbaar zijn, er een duidelijke agenda is, alle deelnemers aan de vergadering georganiseerd door het kabinet goed gebrieft zijn.

Je wordt hierbij aangestuurd door de kabinetschef en kan rekenen op de steun en samenwerking van de andere administratieve medewerkers van het gemeenschappelijk kabinet.

Wat zijn je taken?

  • Als lid van de administratieve cel van het gemeenschappelijk kabinet, verzorg je mee
    • de permanentie tijdens de kantooruren.
    • het (telefonisch) onthaal van de bezoekers.
    • bestellingen voor het kabinet
  • Je beheert de agenda van de Schepenen en het kabinet.
  • Je organiseert vergaderingen, reserveert vergaderzalen en zet de zaal klaar.
  • Je ontvangt de post (fysiek, als digitaal) en zorgt voor een goede opvolging.
  • Je schrijft brieven, verzorgt de lay-out van teksten en andere uitgaande briefwisseling.
  • Je hebt contacten met de diensten van de Stad.
  • Je organiseert de klassering van de dossiers (digitaal en op papier) van het kabinet.
  • Je ondersteunt de adviseurs met opzoekingswerk en de administratieve voorbereiding en opvolging van dossiers.
  • Je voert kleine vertalingen uit.

Wie ben je en wat kan je?

Vorming, vaardigheden en ervaring

  • Je beschikt over een bachelorsdiploma in een administratieve richting of beschikt over relevante ervaring in een administratieve job.
  • Je bent tweetalig.
  • Je hebt een vlotte pen en hebt goede redactionele vaardigheden in het Nederlands en het Frans.
  • Je hebt voeling met het bevoegdheidsdomein mobiliteit.
  • Je bent nauwgezet en punctueel.
  • Je kan autonoom werken binnen een duidelijk werkkader.
  • Je werkt respectvol, discreet en loyaal.
  • Je kan vlot overweg met kantoorsoftware (MS Office) en specifieke software inzake dossieropvolging.
  • Kennis hebben van de administratieve werking van een Brussels gemeentebestuur en specifiek de Stad Brussel is een troef.

CONTRACT

  • Je werkt onder een contract van onbepaalde duur (contract wordt opgezegd op het einde van de legislatuur).
  • De verloning is gekoppeld aan diploma en anciënniteit, een tweetaligheidspremie is mogelijk.
  • De plaats van tewerkstelling: Stadhuis van de Stad Brussel, Grote Markt.
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk.

CONTACT

Kandideren doe je door je CV en motivatiebrief op te sturen naar kabinet.b.dhondt@brucity.be en dit voor maandag 18 februari.

PROCEDURE

Op basis van de CV en motivatiebrief wordt een eerste selectie gemaakt. De weerhouden kandidaten worden uitgenodigd voor een proef en een gesprek.

Wens je meer informatie over de job, dan kan je contact opnemen met Bart Dhondt via bart.dhondt@brucity.be.

 

Alvast bedankt voor de interesse,

Bart Dhondt, Schepen van Mobiliteit en Openbare werken.