Ter versterking van het kabinet van de schepen Adelheid Byttebier zoeken we een kabinetssecretaris op bachelor niveau. Heb je zin om mee te werken aan een Schaarbeek met schone lucht en veilige straten, met een kwalitatief educatief en cultureel aanbod voor jongeren en volwassenen? Ben je een administratieve duizendpoot met een vlotte pen? En wil je graag in een Brusselse, tweetalige context werken? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Functie

Jij bent het visitekaartje voor wie contact neemt met het kabinet voor mobiliteit, onderwijs, jonge kind & jeugd, cultuur & bibliotheek. Je staat graag ten dienste van burgers, antwoordt gemakkelijk op mails en verwerkt informatie uit verslagen en rapporten; zowel in het Nederlands als in het Frans. Je volgt van nabij de politieke en budgettaire beslissingen van het college en de gemeenteraad en weet die feilloos bij te houden.

Door jou worden de realisaties – gekoppeld aan het Schaarbeekse bestuursakkoord 2018-2024 – gevaloriseerd en je werkt hiervoor in team met schepen Byttebier en haar kabinetschef.

Verantwoordelijkheden

• Je zorgt voor het onthaal en bent het eerste contact met het kabinet.
• Je organiseert de vergaderingen; digitaal (Zoom) en op kantoor (reservatie en koffie).
• Je staat in voor het secretariaatswerk en de praktische afspraken in het gemeentehuis.
• Je onderhoudt de contacten met het administratief personeel van de gemeente.

• Je volgt en archiveert digitale en papieren post en alle documenten mbt het kantoor.
• Je stelt dossiers samen op basis van gekende informatie en maakt overzichten van beslissingen en begrotingen op Excel
• Je maakt voorstellen van antwoord en teksten voor de website, sociale media en het gemeenteblad ‘Schaarbeek Info’; inclusief proeflezen en vertaling naar je moedertaal.
• Je antwoordt, samen met de kabinetschef, op de actualiteit en op vragen van inwoners gericht aan de schepen – zowel schriftelijk als mondeling.

• Je bereidt administratief de Colleges en Gemeenteraden voor.
• Je houdt de stand van zaken van dossiers bij en volgt de planning in de tijd.
• Je hebt wekelijks overleg met de schepen en dagelijks met de kabinetschef.

Profiel

Opleiding en interesses

• Je hebt een bachelor of gelijkgesteld diploma.
• Je houdt van de Brusselse context en voelt je goed in een tweetalige omgeving.
• Je kan helder communiceren en maakt snel het verschil tussen hoofd- en bijzaak.
• Je hebt interesse voor de beleidsdomeinen van het kabinet: Mobiliteit, Onderwijs, Jeugd en Cultuur.

Persoonlijke kwaliteiten

• Je hebt zin voor organisatie en werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je werkt zelfstandig binnen een bepaald kader en houdt van feedback.
• Je hebt communicatieve, luister- en sociale vaardigheden.
• Je werkt respectvol, discreet en loyaal.

Vaardigheden en kennis

• Je Nederlands of Frans is foutloos en je hebt een vlotte pen. Je kan zonder problemen communiceren in de ander taal (spreken en schrijven) en hebt ook notie van Engels.
• Je bent digitaal onderlegd voor het dagelijks verwerken van informatie; je kent je weg in MS Office, kan een website updaten, kan vlot overweg met sociale media.
• Je hebt kennis van de beleidsdomeinen en het besluitvormingsproces op gemeentelijk niveau of kan aantonen dat je je snel kan inwerken.

Ons aanbod

• Voltijds contract van onbepaalde duur waarbij het contract wordt opgezegd op het einde van de bestuursperiode 2018-2024.
• Verloning op bachelor niveau volgens het gemeentelijk barema B.
• Plaats van tewerkstelling: gemeentehuis Schaarbeek met mogelijkheid tot thuiswerken.
• Je werkt in een team van 2 personen met collega’s op andere kabinetten en ervaren ambtenaren.

Voordelen

• Aandacht voor een evenwicht tussen privé-en beroepsleven dankzij het regime van wettelijke en reglementaire verloven
• Valorisatie van beroepservaring
• Mogelijkheid tot het bekomen van een tweetaligheidspremie
• Hospitalisatieverzekering
• Opleidingsaanbod
• Gratis abonnement MIVB, tussenkomst in de kosten van andere duurzame transportmiddelen (voetganger, fiets, NMBS, TEC, De Lijn)
• Recht op maaltijdcheques
• Eindejaarspremie

Selectieprocedure

• Overmaken van CV, motivatiebrief en referentiepersonen tot en met zondag 1 augustus 2021 naar [email protected].
• Selectiegesprekken zijn alvast voorzien op 4 en 5 augustus 2021.
• Onmiddellijke indiensttreding is mogelijk.

Voor meer informatie over de inhoud van de job, de structuur van het kabinet en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met de kabinetschef Esther Skerath, [email protected], 0494990858.